Cómo crear una base de datos de clientes

Base de datos de clientes

Una base de datos de clientes suele ser un dolor de cabeza para las empresas de Software y Servicios Informáticos que llevan en Excel aislados, tarjetas y emails la información de quienes deben cuidar y fidelizar.

Una base de datos consiste en un repositorio en donde se organiza la información destacada de los clientes de una empresa. Debería contener registros identificatorios de la empresa y también de sus principales puntos de contacto y características de la relación que tenemos con ellos.

Sin embargo, hay empresas que no tienen registros básicos de sus clientes. Esto suele suceder porque muchas de ellas tienen pocos clientes activos entonces consideran innecesario ingresarlas en un repositorio estandarizado; por otro lado, es difícil recabar la información de los clientes y mantener las bases suele ser un dolor de cabeza que queda en manos de algún asistente ocasional.

La realidad es que tener una base de datos de clientes puede ahorrar tiempo y trabajo, permitiendo registrar información muy útil para ser utilizada en investigaciones de mercado, en temas de soporte a clientes, campañas de cross selling y de upselling.
Sin embargo, no se le suele dar importancia ni recursos para su creación y mantenimiento.

Te aconsejamos leer esta guía para crear una base de datos de clientes.

1) Conseguir un sistema para crear bases de datos
Hay muchos productos y CRM on line que son de uso gratuito en su versión Entry. Crear un usuario suele ser sencillo y es aconsejable elegir un producto compatible con sus actuales herramientas y programas de escritorio. De esta manera será más fácil importar y exportar datos y evitará el ingreso de datos de forma manual.

2) Decidir el tipo de información a guardar en la base de datos
Una buena base de datos de clientes incluye información como: razón social, dirección, email, teléfono, contactos principales (administración, dirección, técnicos, etc.). Tenemos que pensar qué otros datos pueden ser importante registrar como por ejemplo: términos y fecha de caducidad de contratos, versión del software que tiene instalado, cantidad de horas o recursos contratados, histórico de ventas, precios y valores horarios, y cualquier otra información que sea útil al momento de hacer campañas de marketing u ofrecerle nuevos productos. Con un poco más de trabajo podemos identificar la fecha de cumpleaños de nuestros contactos, si tienen hijos, su profesión y otros detalles importantes de tener en cuenta.

3) Una base de datos ofrece grandes posibilidades de relacionamiento
Además de proveer a su empresa de una fuente centralizada de datos, es importante pensar cuántos tipos de nuevos negocios es posible crear utilizando esta información. Si por ejemplo utiliza la base de datos como lista de contactos para enviar email, crear un newsletter, o enviar comunicaciones generales a través del correo electrónico, teléfono u otros medios, podrás fácilmente extraer los datos necesarios de la base de datos.

4) Organizar los datos
Crear un template simple en el cual ingresar secuencialmente datos como nombre, apellido y direcciones postales y electrónicas. De este modo será fácil pasar de un registro a otro e ingresar velozmente nuevos datos.

5) Definir seguridad de acceso, lectura y modificación a cada campo.
Determinar perfiles de acceso e impresión de datos ayudará a que la información confidencial no esté al alcance de todas las personas de la organización. También servirá para definir qué tipos de datos pueden ser buscados en la base. Asignar la autorización justa a cada campo permitirá ahorrar tiempo cuando se necesite un determinado dato.

6) Formato de los informes
Por lo general, se pueden utilizar los mismos reportes pre – configurados por defecto en el CRM, aunque a veces es interesante crear vistas personalizadas que incluyan campos que nos permitan información relevante para encontrar nuevos negocios.

7) Antes de utilizar una base de datos en tu empresa
Probar la base de datos con un pequeño grupo de participantes y revisar si los campos definidos de cada registro son suficientes y si los campos de comentarios pueden ser codificables de manera de obtener información más rica de cada contacto.
Se recomienda utilizar una versión beta para que los sectores de marketing, ventas y administración puedan probar y asegurar que todo funciona como se ha pensado y que no faltan campos importantes para el negocio.
Es importante recoger sugerencias y poner disponible a todos los integrantes del equipo. Cuando esté seguro que funciona bien y que realiza todas las funciones que requiere su empresa ponerlo en “vivo”.

Consejos

  • Diseñar la base de datos de modo que siempre exista la posibilidad de agregar nuevos campos e información adicional, según las necesidades de su negocio que pueden cambiar en el tiempo. De manera que pueda seguir utilizando la base de datos durante varios años antes de tener que sustituirla por una más moderna.
  • No se sorprenda si la creación de una base de datos de clientes requiere tiempo. Aun utilizando un software que facilite la tarea, puede requerir varias semanas antes de encontrar el formato ideal.
  • En general, cuando necesitamos hacer una acción de marketing o ventas, nos damos cuenta que no tenemos la información cargada y actualizada y eso nos impide comunicarnos fluidamente con los clientes.